Tietosuoja- ja rekisteriseloste
24.5.2018 (Yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679, Henkilötietolaki (523/1999) 10. ja 24. pykälä)
1. Rekisterinpitäjä
- Nimi ja y-tunnus: Eläinlääkäri Kati Tuomola 1886043-9
- Osoite: Kuorsumaantie 541 38360 Kiikoinen
- Muut yhteystiedot: kati.tuomola@heppalaakari.fi
- Verkkosivut: Heppalaakari.fi
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Kati Tuomola p. 044-5222660., kati.tuomola@heppalaakari.fi
3. Rekisterin nimi
Viljo Asiakas- ja potilastietorekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Asiakasrekisterin pitäminen ja eläinlääkärin lakisääteisen potilaskortiston pitäminen. Eläinlääkärin velvollisuudesta laatia ja säilyttää tutkimiaan ja hoitamiaan eläimiä koskevat potilasasiakirjat säädetään eläinlääkärinammatin harjoittamisesta annetun lain (29/2000) 15 §:ssä. Asiasta säädetään tarkemmin maa- ja metsätalousministeriön potilasasiakirjojen laatimisesta ja säilyttämisestä antamassa asetuksessa (6/EEO/2000). Eläinten lääkitsemisestä annetun lain (387/2014) 21 §:ssä säädetään eläinlääkärin velvollisuudesta pitää kirjaa eläimille antamistaan ja annettavaksi määräämistään lääkkeistä.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri koostuu kahdesta osasta:
Asiakas ja potilastietorekisteri
Kerättyjä tietoja ovat:
- Etu- ja sukunimi
- Osoite
- Puhelinnumero
- Tietoa asiakkaan eläimistä ja niiden käyntihistoriasta terveyden ja sairauksien hoitoa varten.
Verkkosivujen kautta annetut tiedot
- Sähköpostiosoite
- Evästäiden kautta kerättävät tiedot
- Sosiaalisen median kanavista kerättävät tiedot
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Asiakkaan antamat tiedot suullisesti, sähköpostin tai verkkosivujen kautta ja Hippoksen Heppa-järjestelmästä saatavat hevosta koskevat tiedot.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
- Apteekille annetaan asiakkaan nimi soitettaessa lääkemääräys.
- Eläinlaboratorioille annetaan asiakkaan ja eläimen nimi tilattaessa laboratoriopalveluita.
- Vakuutusyhtiöille annetaan tietoa eläimen hoidosta, silloin kun asiakaalla on eläinlääkärikuluvakuutus ja hän hakee korvausta vakuutuksesta.
- Maksuhäiriötapauksissa laskutietoja luovutetaan perintätoimistolle.
- Asiakkaan suostumuksella tietoja luovutetaan asiakkaan toivomalle taholle.
- Elitarviketurvallisuus- ja aluehallintovirastolle annetaan tietoja tarvittaessa (kts. laki eläinlääkäriammatin harjoittamisesta)
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Ei luovuteta.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Salattu tietojen käsittely ja varmuuskopiointi. Tietoihin pääsy edellyttää salasanaa. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
10. Tarkastusoikeus
Asiakas voi pyytää tietonsa ja ne lähetetään postitse siihen ositteeseen, jonka asiakas on ilmoittanut potilastietoihin. Eläinlääkärinammatin harjoittamisesta annetun lain 15 §:n mukaisesti eläimen omistajalla on oikeus saada potilasasiakirjoista omistamaansa eläintä koskevat kaikki potilastiedot.
11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Asiakas voi pyytää tietonsa korjaamista sähköpostitse. Mahdollisuuksia pyytää tietojen poistamista rajoittaa lainsäädäntö eläinlääkärin velvollisuudesta pitää ja säilyttää potilaskortistoa.
12. Evästeet
Heppalaakari. fi verkkosivuilla käytetään evästeitä.Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, joita on sijoitettu laitteeseesi hyödyllisen tiedon keräämistä ja muistamista varten, verkkosivumme toiminnallisuuden ja käytettävyyden parantamiseksi. Voimme käyttää evästeitä ja muita samankaltaisia teknologioita myös tilastollisiin tarkoituksiin kuten koostaaksemme tilastoja verkkosivun käytöstä ymmärtääksemme kuinka käyttäjät käyttävät verkkosivua ja parantaaksemme käyttäjäkokemusta.
Voit estää evästeiden asettamisen, rajoittaa evästeiden käyttöä tai poistaa evästeet selaimeltasi. Koska evästeet mahdollistavat verkkosivumme toiminnan, evästeiden käytön rajoittaminen saattaa vaikuttaa verkkosivun käytettävyyteen.
Google Analytics
Käytössämme on Google Analytics -palvelu, joka on Googlen verkkosivustojen kävijätilastojen koostamis- ja analyysipalvelu.Google Analytics käyttää evästeitä mahdollistaakseen sivuston käyttöanalyysin. Evästeen antama tieto sivuston käytöstä (vain IP-osoite, joka on tehty tunnistamattomaksi) lähetetään ja tallennetaan Googlen palvelimelle Yhdysvaltoihin. Niissä tapauksissa, joissa Google siirtää henkilötietoja EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle, on tietojen siirtämisen oikeusperusteena EU:n ja Yhdysvaltojen välinen Privacy Shield -järjestely.Google käyttää näitä tietoja arvioidakseen sivuston käyttötilastoa. Voit aina halutessasi estää evästeiden tallentumisen verkkoselaimesi asetuksilla tai laajennuksilla.
Heppalaakari.fi- sivustolla käytetään Facebookin kuvalinkkejä. Tunnistat ikonit Facebook-logoista. Kun vierailet sivustollamme, nämä ikonit yhdistävät selaimesi ja serverisi suoraan kyseisiin palveluihin. Tällöin nämä palvelut saavat tiedon siitä, että IP-osoitteesi kautta on käyty sivustollamme. Jos olet kirjautuneena sosiaaliseen mediaan ja napsautat kuvaketta, saattaa sosiaalisen median käyttäjätilillesi tallentua tieto, että olet käynyt sivustollamme. Mikäli käytät näitä palveluja, etkä halua palveluntarjoajan keräävän tietoa internetliikenteestäsi, kirjaudu aina ulos sosiaalisen median palveluista ennen kuin tulet sivustollemme. Huomaa, että tämän sivuston tarjoajina emme saa tietoomme asiakkaistamme välitettyjen tietojen sisältöä tai sitä, miten sosiaalisen median palvelujen tarjoajat näitä tietoja käyttävät. Lisätietoa siitä, mitä tietoja linkkien kautta kullekin palvelulle välittyy, saat kunkin palvelun tietosuojaehdoista erikseen
Yhteydenottokaavake
Lähettämällä yhteydenottokaavakkeen heppalaakari.fi , tulee siitä tiedote yrityksen sähköpostiin. Sähköpostia säilytetään vuoden ajan ja sitä käytetään vain potilastarkoituksiin. Heppalaakari.fi käyttää suojattua yhteyttä.
13. Tietojen säilytysaika
Potilasrekisteriin merkittyjä tietoja tulee säilyttää lain mukaan vähintään kolme vuotta viimeisen merkinnän tekemisestä. Verotuksellisesti kirjanpitoa tulee säilyttää vähintään seitsemän vuotta viimeisen tilikauden päättymisestä.
Potilastietoja säilytetään 15 vuotta.
Liitteet
Laki eläinlääkäriammatin harjoittamisesta
12 § Ilmoitus- ja tietojenantovelvollisuus
Eläinlääkärinammatin harjoittaja on velvollinen salassapitosäännösten estämättä antamaan Elintarviketurvallisuusviraston määräysten mukaisia ilmoituksia ja tilastotietoja hoitamistaan tautitapauksista sekä Elintarviketurvallisuusviraston tai aluehallintoviraston vaatimia tautitapauksiin tai muutoin eläinlääkärinammatin harjoittamiseen liittyviä selvityksiä ja selityksiä. Eläinlääkärinammatin harjoittaja on velvollinen salassapitosäännösten estämättä ilmoittamaan viipymättä hoitamastaan tapauksesta sellaisia tietoja, jotka ovat tarpeen eläintautilain (55/1980 )nojalla vastustettavien eläintautien leviämisen estämiseksi, niille eläinlääkäreille ja muille viranomaisille, joille kuuluu eläintautilain täytäntöönpanoon liittyviä tehtäviä. Eläinsuojelullisten syiden niin edellyttäessä eläinlääkärinammatin harjoittaja on velvollinen salassapitosäännösten estämättä ilmoittamaan viipymättä hoitamastaan tapauksesta tai hoidon yhteydessä eläintenpitopaikassa tekemistään havainnoista eläinsuojeluviranomaiselle ja antamaan tapauksen selvittämiseksi tarpeelliset tiedot.
15 § Potilasasiakirjat
Eläinlääkärinammatin harjoittajan on laadittava ja säilytettävä tutkimiaan ja hoitamiaan eläimiä koskevat potilasasiakirjat siten kuin ministeriö tarkemmin säätää. Eläimen omistajalla on oikeus saada potilasasiakirjoista omistamaansa eläintä koskevat kaikki potilastiedot.
Jos hevonen vaihtaa omistajaa, on uudella omistajalla oikeus saada hevosta koskevat potilastiedot myös edellisten omistajien ajoilta. Uuden omistajan on oltava Hippoksen Heppa-järjestelmässä rekisteröity omistajaksi ennen tietojen luovutusta.
MAA- JA METSÄTALOUSMINISTERIÖ ASETUS nro 6/EEO/2000
POTILASASIAKIRJOJEN LAATIMINEN JA SÄILYTTÄMINEN
3 § Potilaskortistoon merkittävät tiedot ja tutkimustulokset
Potilaskortistoon merkittävät tiedot ja tutkimustulokset Potilaskortistoon on merkittävä ainakin seuraavat tiedot:
1) eläimen tai eläinten omistajan ja haltijan nimi sekä yhteystiedot
2) eläimen tai eläinryhmän tunnistamiseksi tarpeelliset tiedot
3) esitiedot tarpeellisilta osin
4) näytteiden, röntgenkuvien ja muiden vastaavien eläimen terveydentilaa koskevien selvitysten lähettäminen muualle tutkittavaksi tai lausuttavaksi
5) löydökset tai diagnoosi
6) eläimelle tai eläimille annettu tai määrätty hoito lääkityksineen
7) toimenpiteen päivämäärä ja toimenpiteen suorittaja. Eläinlääkärinammatin harjoittajan on säilytettävä eläintä koskevat röntgenkuvat ja muut vastaavat kuvannettavat tutkimustulokset, jollei niitä ole luovutettu eläimen omistajalle. Röntgenkuvien ja muiden vastaavien tutkimustulosten luovuttamisesta on tehtävä merkintä potilaskortistoon.
7 § Potilaskortiston säilyttäminen ja hävittäminen
Potilasta koskevat tiedot on säilytettävä vähintään kolmen vuoden ajan viimeisen eläintä koskevan merkinnän tekemisestä potilaskortistoon. Potilaskortisto tai siihen merkitty tieto sekä tutkimustulokset ja muut eläintä mahdollisesti koskevat asiakirjat on hävitettään sopivalla tavalla siten, ettei sivullisilla ole mahdollisuutta saada niistä tietoa.